Аудит графиков и создание отчета для аудита состояния проектов

По ходу своей деятельности сталкиваешься с такой ситуацией, когда нужно проанализировать как часто и как пользуются Microsoft Project при планировании проектов и актуализации данных.

В данной статье я расскажу на что нужно обращать внимание при аудите графиков проектов.

Я не буду писать про связи, длительности и прочие техники. Напишу о том, на что мало обращают внимание.

Первое, это наличие сохраненного базового плана, так как только с сохраненным базовым планом можно сравнивать фактические значения с плановыми,  Рисунок 1 .

Рисунок 1. Наличие базового плана

Обращаю внимание, что это стандартный функционал, а то как-то одна уважаемая компания из большой юридической четверки, которая консультировала один известный холдинг с точки зрения управления проектами, попросила разработать нас модуль для Microsoft Project, который бы на диаграмме Ганта показывал разницу между запланированными и фактическими показателями (даты/длительности):).

Следующее, это дата когда проект последний раз обновляли,  Рисунок 2 .

Рисунок 2. Дата последнего обновления проекта

Затем нужно обратить внимание на дату отчета о состоянии,  Рисунок 3 .

Рисунок 3. Дата отчета о состоянии

Это дата показывает ту дату, на которую в графике проекта были внесены изменения. Это дата используется для расчета исполнения и освоенного объема.

Данная дата должна периодически (например, раз в неделю) обновляться руководителем проекта по мере актуализации данных.

Если это дата вместе с данными по задачам не обновляются, то при обновлении проекта и перепланировании незавершенных трудозатрат, задачи которые не были выполнены на текущую дату перенесутся за дату отчета о состоянии, т.е. перенесутся в будущие задачи план-графика,  Рисунок 4 .

Рисунок 4. Реальное положение задач после обновления проекта

При работе с Project Server логично создать представление, которое бы показывало состояние всех проектов.

Для создания представления, запускаем Microsoft Excel с надстройкой PowerPivot,  Рисунок 5 .

Рисунок 5. Запуск Microsoft Excel с надстройкой PowerPivot

О работе с Microsoft Excel с надстройкой PowerPivot смотрите статью "Использование PowerPivot для построения отчетов по проектам".

После выбора сервера SQL, базы данных Project Server и таблицы "MCP_EPMProject_UserView" в окне "PowerPivot для Excel" нужно на закладке "В начало" выбрать "Сводная таблица - Плоская сводная таблица",  Рисунок 6 .

Рисунок 6. Данные по проектам в PowerPivot

В книге Excel в полях сводной таблицы выбираем поля:

• ProjectName;
• ProjectCreatedDate;
• ProjectStartDate;
• ProjectStatusDate;
• ProjectModifiedDate.

Выбранные поля перемещаем в строки и параметрах всех полей убираем итоги и переименовываем названия полей,  Рисунок 7 .

Рисунок 7. Настройка промежуточных итогов и переименование полей

Сохраняем отчет и таблице отчета присваиваем имя,  Рисунок 8 .

Рисунок 8. Настройка промежуточных итогов и переименование полей

После создания отчета, его нужно загрузить в раздел "Отчеты" бизнес-аналитики Project Server,  Рисунок 9 .

Рисунок 9. Загрузка отчета в центр бизнес-аналитики

После этого переходим в раздел "Содержимое сайта - Панели мониторинга" (/PWA/ProjectBICenter/Dashboards/Forms/AllItems.aspx) где создаем новое страницу веб-частей, Рисунок 10, указываем ее название, шаблон макета и место расположения,  Рисунок 11 .

Рисунок 10. Создание новой страницы веб-частей. Шаг 1

Рисунок 11. Создание новой страницы веб-частей. Шаг 2

После создания страницы в новом окне нажимаем "Добавить веб часть" и выбираем "Категории - Бизнес данные - Excel Web Access - Добавить".

В области "Выбор книги" нажимаем "Щелкните здесь, чтобы открыть область инструментов"

В появившейся области "Excel Web Access" выбираем отчет и указываем название элемента (см.  Рисунок 8 ), Рисунок 12 .

Рисунок 12. Выбор отчета и указание названия элемента

После нажимаем "Ок" и большую красную кнопку "Остановить изменение".

Готовый отчет представлен на  Рисунке 13 .

Рисунок 13. Отчет для аудита проекта

Ссылки по теме

• Купить Microsoft Office Visio Standard 2013 на ITShop.ru
• Купить Microsoft Office Visio Professional 2013 в ITShop.ru
• Задать вопрос online о покупке программ в интернет магазине ITShop